International Almere By-Laws

Huishoudelijk reglement voor Vereniging International Almere/By-laws for theInternational Almere Association

 

Artikel 1 Leden / Members

  1. Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap. / Members are those people who are accepted according to the articles of association.
  2. De vereniging kent leden met stemrecht en leden zonder stemrecht. / The association has members with voting rights and members without voting rights.
  3. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predikaat ‘erelid’ verlenen. / The board may during the general meeting propose that a member who has gone above and beyond for the association be given the title “Life Member.”
  4. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, nationaliteiten en email adressen van de leden met en zonder stem recht zijn opgenomen / The board keeps a register of names, nationalities and email addresses of members with and without voting rights.
  5. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de vereniging.  / The board is responsible for allowing those people who wish to become members to be registered as members.
  6. Van deze leden wordt verwacht dat ze de statuten, reglementen en besluiten van organen van de vereniging naleven en dat ze zich jegens elkaar en de vereniging gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en de belangen van de vereniging niet te schaden. / It is expected that members embrace the articles of association, by-laws and any other decisions of the various bodies of the association, that they behave in a manner towards each other and towards the board that is reasonable and fair and being non-harmful to the interests of the association. 

 Artikel 2 Contributie / Contribution

  1. De contributieregeling kent één tarief, te weten: / There is one contribution arrangement, that is:
    1. Een afgesproken bedrag per volwassen lid per kalenderjaar.  / An agreed amount shall be paid per adult member per calendar year
    2. Elk lid ontvangt kortingen op specifieke evenementen van International Almere.  Andere opties zullen worden overwogen tijdens een algemene vergadering./ Each member will receive discounts on specific International Almere events.  Other options will be agreed upon at a general meeting level.
    3. Degene aan wie het predikaat erelid is verleend, is vrijgesteld van het betalen van contributie. / Those members who have been given the title of Life Member will not be required to pay the yearly contribution.
    4. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld. / The amount of the contribution will be determined yearly at the general meeting
  2. De contributie dient tijdens de algemene vergadering van elk jaar betaald te worden of voor het einde van januari van het volgende jaar. / The contribution will be paid during the yearly general meeting or before the end of January of each calendar year
  3. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap met stemrecht namens de vereniging op te zeggen als na drie emails niet aan alle geldelijke verplichtingen zijn voldaan. / The board is authorized to renounce a members’ voting rights in the name of the association if the member has not met their financial obligation after three notification emails.

Artikel  3 Bestuur / Board members

De vereniging kent één bestuur.  Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt beslissingen. Het bestuur is verantwoording schuldig aan de leden van de algemene vergadering. / The association has only one board.  The board consists of at least a director, secretary and treasurer.  The board handles the daily matters and makes decisions involving the association.  The board is responsible to the members of the general meeting.

Overige posities binnen het bestuur zijn mogelijk: een vice-voorzitter, een combinatie van secretaris/penningmeester evenals de combinatie secretaris/vice-voorzitter. / There may be other positions possible: a co-director, a combination of secretary/treasurer  and also the combination secretary and co- director.

Artikel 4 Vergaderingen bestuur / Board meetings

  1. Het bestuur vergadert minstens 10 keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.  / The board shall meet at least 10 times per year and if at least 2 members or the director deem it necessary.
  2. Bij spoed (overtreding Art. 1.6) kunnen bestuursleden geraadpleegd worden, op de eerstvolgende bestuursvergadering wordt nader gerapporteerd. / In case of emergencies (infractions of Art. 1.6) the board members can be contacted and then during the next board meeting the incident will be written in to the agenda.

 Artikel 5 Aftreden bestuur / Board member resigning

  1. Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd door de algemene ledenvergadering. Bestuursleden mogen herkozen worden. / Board members are appointed for 3 years during the general meeting. Board members may be re-appointed.
  2. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur. / The board shall create a handover scheme for when board members leave that ensures the next board member is given sufficient information to take over that position in the board.

 Artikel 6 Voorzitter / Director

De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen.  De voorzitter heeft de volgende taken: / The director is the face of the association both inside and outside. The director has the following tasks:

  1. Zij leidt de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen. / She is responsible for leading the general meeting and the board meetings.
  2. Zij leidt het bestuur, dat wil zeggen: zij neemt initiatieven, coördineert en zorgt dat de bestuurwerkzaamheden worden uitgevoerd. / She leads the board, meaning she takes initiative, coordinates and ensures that the workings of the board are realized.
  3. Bij officiële gelegenheden vertegenwoordigt zij de organisatie – binnen de vereniging in haar eentje. Buiten de vereniging desgewenst vergezeld van een daarvoor in aanmerking komend bestuurslid. / At official events she is responsible for representing the association on her own.  Outside the organization she may do so with another board member.

Artikel 7 Secretaris / Secretary

De secretaris is de schrijver van het bestuur en de vereniging.  De secretaris heeft de volgende taken: / The secretary is the writer for the board and the association.  The secretary has the following tasks:

  1. Zij schrijft brieven en andere stukken namens de vereniging inclusief de maandelijkse nieuwbrief/ She writes letters and other correspondence including the monthly newsletter in the name of the association.
  2. Zij bewaart de ontvangen brieven en bewaart afschriften van de verzonden brieven / She files the received letters and written correspondence.
  3. Zij maakt verslagen en/of notulen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen. / She creates reports and/or the notes for the meetings, such as the general meeting and board meetings.
  4. Zij publiceert de notulen van de algemene ledenvergadering in de nieuwsbrief en op de website / She publishes the notes from the general meeting in the newsletter and on the website.
  5. Zij houdt de ledenlijst bij. / She keeps the member list for the general meeting.
  6. Zij verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief. / She performs other administrative work and keeps an archive. 

 Artikel 8 Penningmeester / Treasurer

De penningmeester beheert het geld van de organisatie.  Dit omvat de volgende taken: / The treasurer manages the money for the association.  This involves the following tasks:

  1. Zij beheert de kas en de bankrekeningen. / She manages the bookkeeping and the bank account.
  2. Zij doet en ontvangt betalingen. / She makes and receives payments.
  3. Zij maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting. / She creates the yearly Financial report and ensures that the plans of the board are managed within the yearly budget.

Artikel 9 Vice-voorzitter / Co-Director

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en kan taken van de voorzitter op zich nemen. / The co-director can replace the director when she is not available and can assume her tasks.

Artikel 10 Overige bestuursleden / Other board members

De overige bestuursleden zijn diverse leden met talenten die nodig zijn voor de organisatie en zonodig vrijwillig werkzaamheden over nemen.  / Other board members are members of the association with diverse necessary talents for the association that they voluntarily offer.

Artikel 11 Besluitvorming / Decision making

Besluitvorming gebeurt bij gewone meerderheid. Als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag, behalve in de gevallen waar de statuten een andere meerderheid voorschrijven. / A decision is made by the majority, if a majority vote cannot be achieved due to a stalemate, the deciding vote is then given to the Director except for cases where the statues state a different majority.

Artikel 12 Commissies / Committees

Het bestuur kan commissies benoemen voor bepaalde taken. Hiervoor kunnen aparte reglementen worden gemaakt. / The board may set up committees for special tasks.  There may be specific rules made for this.

Artikel 13 Wijziging huishoudelijk reglement / Changes to by-laws

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste 2 leden. / Changes to the By-laws will be adopted at the general meeting with a majority of the votes.  Proposed amendments to the by-laws must be mad. by no less than 2 board members.

Artikel 14 SlotartikelClosing article

  1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het algemeen bestuur / In all other eventualities which are not dealt with in the by-laws  the board makes the final decision.
  2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur.  Confirm the statuten (Art. 15.2)  kunnen leden een algemene ledenvergadering bijeen roepen om een dergelijk besluit met anderen te bespreken door middel van een schriftelijke notificatie en met toestemming van tenminste 10 procent van het totaal aantal leden met stemrecht. / Members can discuss the above decisions with the board.  According to the Articles of Association (Art. 15.2) the members can call a general meeting themselves with a written notification and with agreement of at least 10 percent of the voting members if there is a specific decision to be discussed.